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沈阳市科学技术研究档案管理办法 第一章总则 第一条为了加强科学技术研究档案(以下简称科研档案)管理,促进科学技术与经济建设密切结合,根据《中华人民共和国档案法》等法律、法规,结合我市实际情况,制定本办法 第二条本办法所称科研档案,是指在科学技术研究活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声象等各种载体的文件材料 第三条科研档案必须统一管理,确保其完整、准确、系统、安全和便于开发利用 第四条科研档案管理工作和科研管理工作应同步进行,做到 (一)下达科研计划任务与提出科研文件材料归档要求同步进行 (二)检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步进行 (三)验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步进行 (四)上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步进行 第五条凡在本市境内从事科学技术活动的单位均应执行本办法 章名 第二章形成和归档 第六条收集、整理科研文件材料必须从课题(项目)开始,按照科研工作程序,分阶段进行 第七条科研文件材料的归档范围 (一)上级指示性文件(包括计划、批复、领导批示、讲话等) (二)科研任务书、协议书、委托书、合同等 (三)专题会议记录、纪要、决议、决定 (四)国内外技术调查(考察)报告或总结 (五)科研课题情况简介 (六)科研课题论证报告 (七)科研课题研究计划、方案或大纲 (八)技术条件、工艺要点、材料规格 (九)试验原始记录、理化分析报告、计算材料 (十)试验阶段小结、总结、报告 (十一)研究成果报告、论文 (十二)科研成果鉴定材料(申请报表、专家建议、评价、会议纪要等) (十三)科研成果获奖证书、奖章、奖状、贺信、贺电等 (十四)科研成果推广应用情况的报告 (十五)其它需要归档的科研文件材料 科研负成果(包括中途停止和失败)文件材料也应归档 第八条科研文件材料的归档要求 (一)科研文件材料应在科研项目完成后及时归档,同期长的项目,可按下列顺序,分阶段归档 1.主项准备阶段 2.研究实验阶段 3.总结鉴定验收阶段 4.成果申报及奖励阶段 5.推广开发利用阶段 (二)科技文件材料的收集、整理和归档工作,由科技处室(科、组)的负责人组织与检查,指定专人负责保管、立卷,并向档案管理部门移交 (三)归档的科研文件材料应是原件。重要的或使用频繁的,可归档多份(印刷件或复印件) (四)确定统一的科研文件材料格式和用品,明确审批手续和质量要求 (五)归档的文件材料应字迹工整、图样清晰、装订整洁,不得用字迹不牢的书写材料书写 (六)凡联合研究的课题(项目),应由主办单位保存全套档案,协作单位除保存自己承担任务的档案正本以外,有关副本应送交主办单位。情况特殊的,应按协议或委托办理 第九条任何个人或科技处室(科、组)不得私自存放应归档的科技文件材料 章名 第三章管理与检查 第十条各部门、各单位应建立健全科研档案管理规章制度,逐步实现档案管理标准化、规范化、现代化 第十一条档案管理部门对归档的科研文件材料,要及时登记、整理、分类、编目,并划分密级,确定保管期限 凡密级科研档案,应设专柜保管,指定专人负责管理 第十二条保管科研档案的库房应专设专用,并符合下列要求 (一)门窗坚固,天棚严实 (二)清洁、通风,温湿度适宜 (三)防盗、防火、防腐、防光、防潮、防有害生物和防污染措施完备 科研档案破损时,应及时修复 第十三条单位撤销、合并或科技档案管理人员工作调动时,必须办理科研档案的交接手续,防止科研档案材料散失 第十四条各部门、各单位应把科研档案管理工作列入本部门、本单位的科技工作计划,从经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证。科研档案管理费用在科研经费中列支 第十五条各级档案管理部门和科技管理部门应定期对所属单位的科研档案管理工作进行检查,检查的主要内容是 (一)分管领导、机构、人员、设备和经费落实情况 (二)科研档案管理与科技管理工作“四同步”情况 (三)完成的科研项目文件材料归档情况(重点检查已鉴定、获奖的科研档案) (四)管理制度建立和执行情况 (五)实行统一管理和保管情况 (六)开发利用情况 第十六条鉴定、验收科研项目时,档案管理部门负责审查、验收科研文件材料。验收合格后,加盖“科技档案验收专用章”。凡未经档案管理部门验收的科研项目,各级科技成果管理部门不予受理。已上报登记或已获奖的科研成果,如发现其档案不符合要求时,有关部门应推迟或撤销登记和奖励 第十七条对在科研档案管理工作中取得显著成绩的单位和个人,有关部门应按国家、省、市有关规定给予表扬和奖励 对因档案管理混乱,影响科研进度和造成严重损失的单位和个人,有关部门应追究主管领导和直接责任者的责任 章名 第四章开发利用 第十八条改革科研档案的利用方式,变封闭型为开放型,使科研档案为技术进步、经济建设提供有效服务 第十九条建立档案阅览、交流场所,编制必要的检索工具,定期或不定期地介绍档案内容,宣传科学技术成果,开展咨询服务,促进科研成果转让和技术交流 第二十条研究科研档案开发利用的规律和特点,加强档案信息的编研工作,开发档案信息资源,为科技工作和经济发展提供超前服务 第二十一条开发利用科研档案,必须严格执行保密制度,对密级档案材料开发利用的形式和范围,由保密部门审定 章名 第五章科研档案管理人员 第二十二条各部门、各单位要按有关规定配备科研档案管理人员,并保持相对稳定 第二十三条科研档案管理人员的职责是 (一)贯彻国家、省、市有关科研档案工作的法律、法规,负责制定本单位科研档案管理规章制度 (二)对本单位的科研计划管理、成果管理和技术市场活动,提出科研档案管理要求 (三)指导、监督和协助本单位的科技人员做好科研文件材料的形成、积累和立卷、归档工作。负责检查、验收科研项目或上报评奖的科研成果的档案 (四)负责指导、监督、检查所属单位的科研档案管理工作 (五)负责科研档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计、移交和开发利用等项业务工作 (六)负责科研档案的保密工作,维护本单位和科研人员的知识产权 第二十四条科研档案管理人员应热爱档案工作,钻研档案业务和科技文化知识,不断提高自身素质 第二十五条各部门、各单位要加强科研档案管理人员的业务培训,进行职业道德教育,提高其业务素质,逐步建设一支具有较高质量的科研档案干部队伍 章名 第六章附则 第二十六条本办法由市科学技术委员会负责解释 第二十七条本办法自发布之日起施行

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